Ausschreibung über die Anschaffung eines Collection Management Systems und einer Online-Collection Funktion

Der Auftrag erfasst folgende Punkte: - Alternative 1: Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung auf Dauer (Verkauf) oder Alternative 2: Bereitstellung als Software-as-a-Service (SaaS), um Flexibilität bei der Nutzung und Wartung der Software zu gewährleisten. - Customizing der Software, um spezifische Anforderungen der Auftraggeberin umzusetzen. - Ggf. Anpassung der Software auf Quellcodeebene, falls erforderlich, um spezielle Funktionalitäten zu integrieren. - Übernahme von Altdaten und weitere Migrationsleistungen zur Sicherstellung der Datenkontinuität. - Installation eines Produktivsystems und eines Testsystems auf den Servern des Dienstleisters Dataport oder alternativ in einer Cloud-Umgebung, um moderne IT-Infrastrukturen zu nutzen. - Dokumentation des Systems sowie der durchgeführten Installationen und Konfigurationen. - Bereitstellung von 20 Nutzer*innenlizenzen, angepasst an die individuellen Anforderungen des Museumsbetriebs. - Schulungen für das Personal, um den reibungslosen Einsatz der Software zu gewährleisten. - Wartung und Pflege. (Ein gesonderter Wartungsvertrag wird nach Abschluss der Installation und Datenmigration vereinbart.) - Projektplan und Zeitmanagement: Erstellung eines detaillierten Projektplans mit klar definierten Meilensteinen, um den Projektfortschritt zu überwachen und Fristen einzuhalten. - Risikoanalyse und -management: Durchführung einer Risikoanalyse, um potenzielle Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und Maßnahmen zur Risikominderung zu erarbeiten. - Kommunikation und Reporting: Etablierung eines Systems für regelmäßige Statusberichte und Meetings zwischen den Projektbeteiligten, um eine klare und transparente Kommunikation sicherzustellen. - Testphase und Abnahme: Implementierung einer umfassenden Testphase für das System, um die ordnungsgemäße Funktion zu gewährleisten, sowie die Festlegung klarer Abnahmekriterien. - Support und Updates: Sicherstellung eines kontinuierlichen Supports nach der Implementierung sowie regelmäßiger Updates zur Einhaltung von Sicherheits- und Funktionsanforderungen. - Modul für Online-Collection. Die Auftraggeberin behält sich vor, nach den Verhandlungen das Modul Online-Collection als Leistungsbestandteil entfallen zu lassen. Genauere Informationen zur Leistung sind den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.