Ticketing-, Kassen- und Einlasskontrollsystem für die IGA Metropole Ruhr 2027 gGmbH

Die Gesamtlösung wird im Rahmen eines Mietmodells bereitgestellt. Dies umfasst die Überlassung der benötigten Softwaremodule im Lizenzmodell sowie die zeitliche Miete der erforderlichen Hardwarekomponenten. Das zu beschaffende Gesamtsystem umfasst insbesondere: - Betrieb & Hosting: o Das Hosting der Lösung erfolgt durch den Bieter als vollständig betreuter Dienst in einer hochverfügbaren Cloud-Umgebung. o Dabei sind umfassende Maßnahmen zur IT-Sicherheit, zum Datenschutz, zur Datensicherung (Backup-Strategien) sowie zum Notfall- und Wiederherstellungsmanagement zu gewährleisten. - Verwaltungssoftware (Ticketingsystem): o Gestellung einer Verwaltungssoftware zur Steuerung, Einrichtung und Parametrisierung aller erforderlichen Systemmodule und Funktionen. - Rechtemanagement & Benutzeradministration: o Modul zur Verwaltung von Rollen- und Berechtigungsmodellen für alle Anwendergruppen: Ticketing-Administration, Kassenpersonal, Einlass, Service, IT, Buchhaltung, Marketing u.?a. - Produktverwaltung o Modul zur Einrichtung, Parametrisierung und Verwaltung unterschiedlicher Produktarten (Tageskarten, Dauerkarten, Gutscheine, Veranstaltungen, Shopartikel). o Unterstützung komplexer Tariflogiken sowie standortübergreifender Zutrittsrechte. - Vertriebsinfrastruktur: o Gestellung von stationären und mobilen Verkaufsstellen (Kassenarbeitsplätze inkl. Hardware und Peripherie). o Gestellung eines benutzerfreundlichen und barrierefreien Web-Ticketshops. Die Plattform unterstützt auch Buchungen durch Gäste ohne Benutzerkonto. o Gestellung eines B2B-Vertriebssystems (Resellershop, BackOffice Produktionen, externe Reseller Netzwerke über API-Anbindung). - Finanzprozesse & Abrechnung: o Aufbau einer revisionssicheren Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur automatisierten Übermittlung von Buchungs-, Zahlungs- und Debitorendaten. o Beleg- und Kassenabrechnungsmanagement für B2C- und B2B-Prozesse. - Zutrittskontrollsystem: o Gestellung mobiler und stationärer Zutrittskontrollen (Scanner, Drehsperren). o Steuerung und Überwachung des Zutritts zu verschiedenen Veranstaltungsorten mittels QR-/Barcode-Technologien. - Dashboard & Monitoring: o Gestellung eines zentralen Dashboards & Monitorings zur Visualisierung aller operativen Vorgänge (Verkäufe, Zutritte, Auslastungen, Kassenzustände). o Inklusive konfigurierbarem Reporting und Eskalationsmechanismen für Systemstörungen oder Netzwerkausfälle (Offline-Funktionalität). - Schulung & Support o Durchführung zielgruppenspezifischer Schulungen (online und vor Ort) inklusive schriftlicher Dokumentation. o Supportleistungen mit verbindlich geregelten Reaktionszeiten, insbesondere während des Betriebs der IGA 2027. Besondere Anforderungen: - Automatisierung und Effizienz: Die Gesamtlösung muss eine weitestgehende Automatisierung sämtlicher Geschäftsprozesse ermöglichen - von der Produktkonfiguration über den Verkauf, den Versand und die Zahlungsabwicklung bis hin zur Abrechnung und Nachverfolgung. Ziel ist ein minimaler personeller Aufwand bei maximaler Prozesssicherheit. - Multikanal- und Medientauglichkeit: Die Lösung muss die Ausgabe und Verwaltung von Tickets in verschiedenen Formaten unterstützen (Print@Home, Mobile Ticket, Wallet, Hardticket). Die digitale Integration in gängige Wallet-Systeme wie Apple Wallet und Google Wallet ist zwingend erforderlich. - Flexible Preis- und Rabattlogik: Das System muss komplexe Preis-, Staffel- und Rabattmodelle für unterschiedliche Besuchergruppen und Vertriebspartner umsetzen können, inklusive automatisierter Rabatt- und Provisionsverarbeitung auf Basis vordefinierter Mengenschwellen. - Zuverlässige Offline-Funktionalität: Bei temporärem Netzwerkausfall muss das System an den Verkaufs- und Zutrittspunkten in einen stabilen Offline-Modus wechseln können. Die automatische Synchronisierung nach Wiederherstellung der Verbindung ist sicherzustellen. Rahmenbedingungen: - Veranstaltungszeitraum: 23. April bis 17. Oktober 2027 - Erwartete Besucherzahlen: o Tageskartenkäufer: 2,1 Millionen o Dauerkartenkäufer: 55.000 - Rund 2,9 Millionen Zutritte werden erwarten, die sich wie folgt verteilen: o Dortmund: 35 % o Duisburg: 35 % o Gelsenkirchen: 30 % - Multistandortbetrieb mit verschiedenen Zutrittsprofilen für drei eintrittspflichtige Standorte (Dortmund, Duisburg und Gelsenkirchen). - Skalierbare, hochverfügbare und sichere Systemumgebung.