Transformation des Rechnungswesens und der Beschaffung auf SAP S/4HANA

Projektbeschreibung: Ziel des Projekts ist die Umstellung des aktuellen SAP ERP Systems auf SAP S/4HANA für die Bereiche Finanzwesen, Controlling, Haushalt, Drittmittel sowie Beschaffung in Verbindung mit der Neugestaltung der existierenden Arbeitsprozesse. Die Max-Planck-Gesellschaft (MPG) besteht aus 84 rechtlich unselbständigen Instituten vorwiegend in Deutschland, zwei rechtlich selbständigen Instituten und einer zentralen Generalverwaltung mit Sitz in München. Aktuell arbeiten alle Institute und die Generalverwaltung in einem gemeinsamen SAP System und sind in eigenen Buchungskreisen organisiert. Die beiden rechtlich selbstständigen Institute sind eigene Mandanten. Ein rechtlich unselbständiges Institut hat noch ein eigenes SAP System und soll im Rahmen der Umstellung auf SAP S/4HANA integriert werden. Die Max-Planck-Gesellschaft ist für die zentrale Pflege des Systems sowie den Support verantwortlich. In der Generalverwaltung ist die fachliche Projektleitung für das Transformationsprojekt angesiedelt. Der Betrieb ist unterteilt in 1st, 2nd, und 3rd Level Support und wird in einer Mischform zwischen internen und externen Mitarbeitern erbracht. Das SAP-Hosting ist ausgelagert an einen externen Hosting-Dienstleister. SAP-Basisdienstleistungen werden mit Ausnahmen vom externen SAP-Hosting-Dienstleister erbracht. Das bestehende SAP System ist die zentrale Software der Verwaltung und hat diverse Schnittstellen u.a. zu SAP HCM, SAP SRM und SAP BW4/HANA sowie zu speziellen Verfahren, wie z.B. für die Abwicklung von Bauprojekten. Die Eingangsrechnungsverarbeitung erfolgt mit xSuite. Die MPG bilanziert nach HGB, hat aber durch ihre Rolle als Zuwendungsempfänger von Bund und Ländern auch eine Berichtspflicht nach öffentlichem Haushaltsrecht. Darüber hinaus bestehen weitere Berichtspflichten an verschiedene Drittmittelgeber. Wesentliche Anforderungen der MPG zur Abbildung in SAP S/4HANA sind: - Abbildung eines integrierten Rechnungswesens bestehend aus Finanzbuchhaltung, Controlling und Haushaltsmanagement - Abbildung kaufmännischer Geschäftsvorfälle zur Erstellung handelsrechtlicher Jahresabschlüsse - Abbildung eines zahlungsorientierten Rechnungswesens zur Erfüllung haushaltsrechtlicher Vorgaben - Abbildung einer steuerlichen Sphärenrechnung zur Erfüllung von Vorgaben des Gemeinnützigkeitsrechts - Abbildung der EU-Trennungsrechnung - Abbildung einer mittel- und kurzfristigen Finanzplanung mit Budgets inkl. der sich anschließenden Budgetbewirtschaftungsprozesse - Abbildung des Lebenszyklus von Drittelmittelprojekten für verschiedene Mittelgeber - Abbildung eines cash-poolings für die Organisationseinheiten der MPG - Abbildung einer workflow- und katalogbezogenen Beschaffung. Der Projektansatz ist ein Greenfield Approach mit dem Ziel, die Geschäftsprozesse künftig so zu gestalten, dass diese möglichst im SAP Standard abgebildet werden. Die Arbeitshypothese ist, das System in einem Cloud-Szenario zu betreiben. Sofern dies sinnvoll in einem Public-Cloud Szenario möglich ist, wird dies bevorzugt. Die MPG sucht einen Implementierungspartner, der mit dem internen Projektteam zusammen die Prozesse im Finanzwesen, Controlling, Haushalt, Drittmittel sowie Beschaffung neu gestaltet und implementiert und dann das System auf alle Organisationseinheiten ausrollt. Folgende Dienstleistungen sollen Bestandteil der Vergabe sein: - Beratung bzgl. des Umstellungsszenarios und des SAP-Lösungsportfolios zur Abdeckung der fachlichen Bedarfe - Fach- & Systemkonzeption (u.a. Herstellung von Sollprozessen in SAP Signavio/LeanIX in einem Prototypen) - Realisierung (mit Toolunterstützung durch Focused Build im Solution Manager inkl. Anbindung Umsysteme - Testmanagement - Unterstützung beim Schulungsmanagement inkl. -durchführung inkl. Wissenstransfer zum Betriebsübergang für alle Zielgruppen - Durchgängiges Change Management - Durchführung des Projekte mit der SAP Activate Methodology - Go-Live und (erweiterte) Go-Live Unterstützung Nicht Gegenstand der Vergabe sind: - Notwendige SAP - Lizenzen - Laufender Betriebsunterstützungsdienstleistung für das Altsystem nach Projektabschluss Der Zeitrahmen sieht vor, dass der Vertrag mit dem Implementierungspartner etwa Mitte 2026 geschlossen wird und die (schrittweise) Produktivsetzung spätestens 01.01.2030 erfolgen soll. Ein verbindlicher Projektplan ist jedoch erst noch zu erarbeiten, genauso wie ein geeignetes Rollout-Szenario.