Finanzbuchhaltungs-, Anlagenbuchhaltung und Controlling-System inkl. Rechnungseingangsworkflow

Ziel der Beschaffung ist die Ablösung der bestehenden Verfahren der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und des Controlling sowie dem Rechnungseingangsworkflow. Dabei soll das Rechnungsscannen (durch den Auftraggeber) inkl. inhaltlicher Auslesung (aller Rechnungsarten und ggf. die KI-Erkennung) nebst Prüfung / Abgleich auf Übereinstimmung mit Bestellung / Lieferung / Konsilen inkl. Patientenaufenthalten (auf ggf. Einzelpositionsebene bei Bestellungen / Lieferscheinen) inkl. automatischer Hintergrund-Bereitstellung für die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft/Apotheke durch die Software des Auftragnehmers vor Ort beim Auftraggeber erfolgen. Der Auftraggeber hat es sich zum Ziel gesetzt, zum 01.07.2026 mit einem aktuellen, modernen und zukunftsorientierten ERP-System sowie Rechnungseingangsworkflow in Betrieb zu gehen. Dabei soll das Gesamtsystem eine integrative Lösung mit den bereits vorhandenen bzw. ggf. einzubindenden Subsystemen inkl. Med. Informationssystem und Patientenmanagement / Leistungsabrechnung bilden. Zudem wird eine HTML- / Webbasierte Softwarelösung gegenüber der klassischen Client-Server-Architektur bevorzugt, welche aber nicht ausgeschlossen ist. Dabei sind sämtliche mobilen Applikationen, zugehörig zu den hier abgefragten Lösungsbereichen, Angebotsbestandteil. Da bisher sowohl eine Finanzbuchhaltung, eine Anlagenbuchhaltung und ein Controlling (SAP R/3) als auch ein Rechnungseingangsworkflow im Haus (ERP-System als Rechenzentrumslösung) vorhanden sind, ist eine 1:1-Ablösung der bisherigen Funktionen zum Starttermin des Echtbetriebes unumgänglich. Dabei soll der Projektplan unter Berücksichtigung der logistischen und ablauforientierten Notwendigkeiten gemeinsam mit dem Anbieter erarbeitet und zum Vertragsbestandteil erhoben werden. Es wird ein Anbieter gesucht, der als Generalunternehmer die im Leistungsverzeichnis geforderten Leistungen on Prem erfüllen kann. Ist dies mit den eigenen Softwareprodukten nicht zu leisten, steht es dem Anbieter frei, Subsysteme anzubieten. In diesen Fällen muss sichergestellt werden, dass zu diesen Subsystemen eine funktionierende, umfassende und komfortable (Standard-)Schnittstelle existiert bzw. geschaffen wird. Diese Schnittstelle muss im Angebot als Festpreis berücksichtigt werden und ist grundsätzlich offen zu legen. Außerdem muss sich der Anbieter bereit erklären, das Krankenhaus bei zukünftigen Erweiterungen des IT-Einsatzes umfassend zu unterstützen. Es wird erwartet, dass das neue System den heutigen Standards moderner Datenverarbeitungsprogramme genügt. Hier sind beispielhaft zu nennen: - eine graphische Oberfläche, - ein relationales Datenbanksystem zur Datenhaltung mit zentralem Server bzw. vernetzten Servern bei ausgewählten Subsystemen, - Hardwareunabhängigkeit, - Web-basierte Softwarelösung, nachrangig Client-Server-Lösung, - die optimale Anpassungsfähigkeit an die Organisation des Krankenhauses, - keine redundante Datenerhebung über alle abgefragten Module und bereits bestehenden Systeme (inklusive Integration von Subsystemen), - Nutzung von Standardschnittstellen (HL7 / FHIR, Batch-Input, Rest API), - Investitionssicherheit der Lösung, die Ausbaufähigkeit des Systems, - ein 24-Stunden-Betrieb des Systems, - ein leistungsstarker Listgenerator und - eine anwenderfreundliche Programmbedienung. Es darf zu den im Markt etablierten Kommunikationsservern sowie zu den vorhandenen Systemen beim AG keine Kompatibilitätsprobleme geben. Ein Kommunikationsserver (Cloverleaf Fa. HealthComm) ist im Klinikum vorhandenen und nutzbar. Das System soll den MS Windows Standards entsprechen, was als Mindestanforderung bedeutet, dass die aus den Informationssystemen gewonnene Daten ohne weiteres in MS Office Programme importiert und mit diesen Programmen weiter bearbeitet werden können. Die detaillierten Anforderungen sind dem Leistungsverzeichnis in den folgenden Punkten zu entnehmen. Dabei besteht die Beschaffungsmaßnahme aus den folgenden Bereichen: Bereich 1: Hardware Bereich 2: Software Bereich 3: Systemsoftware, sonstige Leistungen / Dienstleistungen Eine losweise Vergabe ist aufgrund der gewünschten durchgängigen und einheitlichen Datenbank und der weitestgehend möglichen Vermeidung von Datenschnittstellen innerhalb der Angebotspositionen ausgeschlossen. Es sind nur Angebote zugelassen, deren wesentliche Teile (Software) vom Bieter selbst erbracht werden. Es können für alle Bereiche auch Subunternehmer eingeplant werden, dies ist jedoch kenntlich zu machen. Vom Bieter wird jedoch die umfassende Verantwortlichkeit für Dienstleistungen, Hard- und Software im Sinne eines Generalunternehmers gefordert. Die Hardware ist auf der Basis marktgängiger (von der Software unabhängiger) Produkte mit offenen Schnittstellen anzubieten. Der Auftraggeber wird die Hardware (nach Vorgaben des Auftragnehmers) selbst beschaffen. Der Bieter hat dazu die Mindestanforderungen für die Hardware vorzugeben.