Implementierung ERP-System und DMS (on-premises)

1. Lieferleistung Es ist ein auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasstes ERP-System und DMS zu liefern, welche lokal, auf den Servern der ASG gehostet wird (on-premises). Es sind jeweils zwei Mandanten einzurichten, die ASG Spremberg GmbH (ASG) und der Zweckverband Industriepark Schwarze Pumpe (ZV ISP). Die Softwarelösung muss dem allgemeinen, gültigen Stand der Technik entsprechen. Bei den Systemen ist zwischen einem Test- und Produktionssystem zu unterscheiden. Die Anzahl der Lizenzen richtet sich nach dem Lizenzmodell der Software und ist vom Bieter verständlich zu erläutern und entsprechend der Kernaufgaben auf die Fachbereiche und Mitarbeiter in den Abteilungen aufzuteilen. Im Ergebnis muss eine detaillierte Übersicht zur Verteilung der ERP- und DMS-Lizenzen vorliegen. Der Bieter kann dafür die Übersicht in Anlage V.3 (Lizenzübersicht) verwenden oder eine eigene Übersicht erstellen. Wachstumsbedingt behält sich die ASG eine Option auf 10 weitere Lizenzen vor. 2. Dienstleistungen a.) Dienstleistungen im Rahmen des Projektmanagements Dem Angebot ist ein Konzept beizufügen, in dem der Bieter in konkreter Form darstellt, wie er die Implementierung eines ERP-Systems und DMS für den Auftraggeber umsetzt, so dass dieser seine operativen und strategischen Ziele erreichen kann. Die dafür erforderlichen einzelnen Maßnahmen sind verständlich und nachvollziehbar zu beschreiben. Das Konzept beinhaltet neben weiteren Bestandteilen zwingend eine detaillierte Projektplanung. Der Projektplan ist in einzelne Phasen mit definierten Meilensteinen zu unterteilen. Zusätzlich hat der Bieter die den Phasen und Meilensteinen zugehörigen Aufgaben zu benennen und die Dauer zur Erfüllung dieser Aufgaben zu schätzen. b.) Dienstleistungen im Rahmen der Implementierung Dienstleistungen im Rahmen der Implementierung umfassen die technische Installation der vorab definierten Prozesse, die zugehörige Migration der Stammdaten, die Digitalisierung einer begrenzten Anzahl an Dokumenten (25.000 Seiten), die Erarbeitung eines Schnittstellenkonzeptes und anschließende Bereitstellung der Schnittstellen und Integrationen zu den benötigten Drittsystemen sowie die Verankerung des Rollen- und Berechtigungskonzeptes für die Anwender. Die Software ist dabei vollständig in die Systemlandschaft der ASG zu integrieren. Folgende Standardmodule sollen angeboten werden: Beschaffung/Einkauf, Lagerverwaltung, Rechnungswesen/Finanzen (Inkl. Schnittstellen zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen), Berichtswesen/Datenanalyse, Projektmanagement, Veranstaltungsmanagement, Vertragsmanagement sowie Vertrieb, Marketing und Kundenservice. c.) Dienstleistungen im Rahmen der Schulungen Die erforderlichen Nutzer-Schulungen sind Bestandteil des Ausschreibungsumfangs. Alle Nutzer müssen befähigt werden, die grundsätzlichen Arbeitsabläufe ihres Fachbereichs eigenständig durchzuführen. Sämtliche Schulungen sind grundsätzlich auf Deutsch durchzuführen. Es sind zwei Arten von Nutzern zu berücksichtigen, Key User und Endanwender. Es obliegt dem Bieter zu entscheiden, ob die Schulungen je Software, je Fachbereich oder entsprechend der Prozessabläufe oder Rollen und Rechte der einzelnen Mitarbeiter durchgeführt werden sollen. In jedem Fall müssen die Schulungen die spezifischen Arbeitsabläufe des jeweiligen Fachbereiches vollständig beinhalten. Zu diesem Zweck ist vom Bieter ein Schulungskonzept vorzulegen, dass die Anzahl der notwendigen Schulungseinheiten, deren Zeitbedarf sowie deren Abfolge darstellt. Abschließend ist eine umfangreiche Systemdokumentation bereitzustellen. d.) Serviceleistungen Serviceleistungen umfassen sämtliche Leistungen zwischen dem Auftraggeber und Auftragnehmer, die nicht Teil des Pauschalfestpreises sind. Unter diesen Leistungen verstehen wir zum einen Systemservice- und Supportleistungen zur Wiederherstellung und Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems und zur Implementierung neuer Programmstände. Zum anderen sind Leistungen enthalten, die im Zuge der individuellen Weiterentwicklung der Software beauftragt werden können, wie z.B. Beratungsleistungen (Consulting) sowie Anpassungen (Configuration) und Änderungen (Customizing) an der Software. All diese Leistungen können in einem separaten Servicevertrag vereinbart werden. Dabei ist von einer Mindestlaufzeit von drei Jahren auszugehen. Die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen an die zu vergebenden Leistungen ergeben sich im Einzelnen aus dem Lastenheft (Anlage V.1) und dem Kriterienkatalog (Anlage V.2).