Archivfachinformationssystem - AFIS

Auftragsgegenstand sind die Bereitstellung und der Betrieb eines archivischen Fachinformationssystem (AFIS) mit virtuellem Lesesaal einschließlich Softwarepflege/Wartung und Systemservice sowie Support. .//. Das archivische Fachinformationssystem (AFIS) muss insbesondere die folgenden Prozesse elektronisch abbilden: Aussonderung, Zugangsbearbeitung, Erschließung und Erhaltung sowie Bereitstellung (u.a. im virtuellen Lesesaal) von Archivgut mit unterschiedlichen, teilweise voraussichtlich sehr hohen Schutzbedarfen (Verhandlungsgegenstand). Das AFIS muss die hierfür erforderlichen, aktuellen Standards, insbesondere für Datenschutz und IT-Sicherheit (u.a. IT-Grundschutz- und Sicherheitsstandards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik/BSI), erfüllen (Verhandlungsgegenstand). .//. Das AFIS ist in die beim Landesarchiv Berlin vorhandene technische Infrastruktur zu integrieren und dort zu betreiben. Die Einzelheiten der vorhandenen Infrastruktur (Server, Speicher, Backup, Netzwerk usw.) werden in den Vergabeunterlagen mitgeteilt. Das AFIS muss in die beim Landesarchiv vorhandene IT-Architektur eingebunden werden und mit verschiedenen Komponenten und Basisdiensten (u.a. digitale Akte, elektronisches Behördenpostfach, Bibliothekskatalog, Buchhaltungssystem) kommunizieren (Verhandlungsgegenstand). Erforderlich ist darüber hinaus die Einrichtung und Pflege einer Schnittstelle zum Archivierungssystem des Entwicklungsverbundes Digitales Magazin (DIMAG). Die Einzelheiten der einzubindenden IT-Architektur (Dienste, Schnittstellen) werden in den Vergabeunterlagen mitgeteilt. Zum Leistungsbeginn ist der vorhandene Datenbestand des Landesarchivs in das AFIS zu migrieren und das AFIS für ca. 80 Beschäftigte/Nutzende des Landesarchivs (gemäß Rollenkonzept) zu konfigurieren. .//. Bestandteil des AFIS ist ein virtueller Lesesaal, über den das Archivgut öffentlich über das Internet bereitgestellt werden kann. Der virtuelle Lesesaal ist als responsive und interaktive Webanwendung zu gestalten und einschließlich der hierfür notwendigen technischen Infrastruktur zu betreiben. Zur Sicherstellung der tatsächlichen und rechtlichen Verfügbarkeit muss sich der physische Standort der bei der Auftragsausführung zur Datenspeicherung von Archivgut eingesetzten Server/Speicher im Hoheitsgebiet eines Mitgliedstaates der Europäischen Union unter Ausnahme der in Art. 355 Abs. 1 bis 5 AEUV genannten Gebiete befinden. Darüber hinaus muss sich zur Sicherstellung des Datenschutzes der physische Standort aller bei der Auftragsausführung zur (auch vorübergehenden) Datenverarbeitung und -speicherung eingesetzten Komponenten im Geltungsbereich der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung) befinden. .//. Gegenstand des Auftrags sind die Bereitstellung des AFIS und des virtuellen Lesesaals sowie deren dauerhaft verfügbarer und sicherer Betrieb während der Vertragslaufzeit einschließlich Softwarepflege/Wartung und Systemservice. Die hierfür notwendigen Entwicklungsleistungen sind Bestandteil des Auftrags. Zum Leistungsumfang gehören Support- und Serviceleistungen sowie (zum Leistungsbeginn) die Durchführung von Schulungen.