Digitalisierung der Arbeitsschutzverwaltung in Nordrhein-Westfalen

Die Arbeitsschutzverwaltung in Nordrhein-Westfalen führen das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen (MAGS NRW), die Arbeitsschutzdezernate der fünf Bezirksregierungen (BR) und das Landesinstitut für Arbeitsschutz und Arbeitsgestaltung Nordrhein-Westfalen (LIA NRW) durch. Künftig soll das neue Landesamt für Gesundheit und Arbeitsschutz Nordrhein-Westfalen (LfGA NRW) wesentliche Aufgaben der Arbeitsschutzverwaltung im Bereich der Digitalisierung übernehmen. Auftragsgegenstand ist der Aufbau und die Entwicklung einer cloudbasierten Fachanwendung im Sinne einer Software-as-a-Service (SaaS) zur Digitalisierung der Aufgaben der Arbeitsschutzverwaltung NRW. Aktuell ist noch offen, auf welchen Servern bzw. auf welcher Cloudinfrastruktur die Fachanwendung betrieben werden soll. Im Rahmen der Projektdurchführung muss der Auftragnehmer zudem Aufgaben der Projektsteuerung und der Digitalisierungsberatung erbringen. Das Projekt wird agil und in mehreren Stufen durchgeführt: In einem ersten Projektschritt muss der Auftragnehmer gemeinsam mit dem Auftraggeber eine Architekturkonzeption und eine Feinspezifikation für die Fachanwendung erstellen. Im weiteren Projektverlauf muss der Auftragnehmer - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - die für den Aufbau und die Entwicklung der Fachanwendung erforderlichen Leistungen erbringen und die erforderlichen Endgeräte liefern. Die im weiteren Projektverlauf zu erbringenden Leistungen, d.h. die Leistungen nach der Feinspezifikation, sind als optionale (Teil-)Leistungen ausgestaltet. Das stufenweise Vorgehen wird im weiteren Verlauf des Verfahrens näher ausgestaltet. Die Digitalisierung soll Unternehmen sowie Bürgerinnen und Bürgern einen digitalen Zugang zur Arbeitsschutzverwaltung NRW ermöglichen und gleichzeitig die Verwaltung in die Lage versetzen, ihre Aufgaben medienbruchfrei zu bewältigen. Dadurch sollen auch die Aufsichtsbeamtinnen und -beamten von Verwaltungsaufgaben befreit und mehr Zeit für den Außendienst bekommen. Die neue Fachanwendung muss insbesondere - eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung der Verwaltungsleistungen ermöglichen, - die Abarbeitung von standardisierten Arbeitsprogrammen im Wege des staatlichen Audits ermöglichen, - sowohl als Weblösung als auch über eine App für mobile Endgeräte nutzbar gestaltet werden, - ein DMS-System beinhalten, welches die Schnittstellen zwischen dem MAGS NRW, den Bezirksregierungen und dem LfGA NRW sicherstellt, - Flexibilität für Weiterentwicklung und neue Funktionen ermöglichen, bspw. die Einbindung künftiger gesetzlicher Vorschriften und Koalitionsabreden sowie Handlungsmöglichkeiten durch künstliche Intelligenz, - alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, insbesondere hinsichtlich Informationssicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit. Der Auftragnehmer muss - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - die dafür erforderliche Software entwickeln, liefern, installieren und in Betrieb nehmen. Soweit es für das Projekt technisch sinnvoll und erforderlich ist, soll die zu entwickelnde Software möglichst die Schnittstellen der bestehenden IT-Landschaft des Landes Nordrhein-Westfalen berücksichtigen. Details hierzu werden im Rahmen des Architekturkonzeptes festgelegt. Der Auftraggeber behält sich vor, im weiteren Verlauf vorzugeben, welche Schnittstellen zu bestehenden Systemen verwendet werden müssen. Der Auftragnehmer ist zudem federführend verantwortlich für die Migration der bestehenden heterogenen Datenhaltung der Arbeitsschutzverwaltung (teilweise Papierakten) in die neue Fachanwendung. In einem ersten Schritt muss der Auftragnehmer - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - das neue DMS-System an die bestehende Fachsoftware IFAS anbinden (inklusive einer geeigneten Migration im Jahr 2026). Nach Fertigstellung der neuen Fachsoftware muss er das DMS-System an die neue Fachsoftware anbinden. Die Bieter müssen mit ihrem letztverbindlichen Angebot bereits eine Teststellung einer entsprechenden Fachanwendung für folgenden Arbeitsprozess liefern: Betriebsbesichtigung mit Systembewertung (BmSys). Darüber hinaus muss der Auftragnehmer - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - für die zu liefernde Fachanwendung Schulungs-, Wartungs-, Pflege- und Supportleistungen erbringen. Diese Leistungen sind in deutscher Sprache zu erbringen. Zudem muss der Auftragnehmer - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - Leistungen zur Weiterentwicklung der Fachanwendung (z.B. Anpassung an neue Gesetzes-/Rechtslage) erbringen. Ferner muss der Auftragnehmer - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - die erforderlichen Endgeräte liefern und die dazugehörigen Schulungs-, Wartungs-, Pflege- und Supportleistungen erbringen. Diese Schulungs-, Wartungs-, Pflege- und Supportleistungen sind in deutscher Sprache zu erbringen.