Rahmenvertrag für Scan-Dienstleistungen von Akten

Gegenstand der Leistungen - Abholung, Verpackung und sicherer Transport der Aktenbestände im Raum Bonn - Dokumentenvorbereitung einschließlich Entklammerung, Sortierung und Aufbereitung unterschiedlichster Dokumentenarten - Digitalisierung von Standardakten, komplexen Akten sowie Großformaten bis mindestens DIN A0 - Farbiges Scannen mit OCR-Volltexterkennung und Bereitstellung durchsuchbarer PDF/A-Dateien - Sichere Archivierung der Originalakten sowie optional datenschutzkonforme Vernichtung - Scan-on-Demand-Leistungen mit kurzfristiger Bereitstellung einzelner Akten - Dokumentation, Qualitätskontrolle und revisionssichere Nachvollziehbarkeit sämtlicher Prozessschritte Umfang und Struktur der Aktenbestände Der Rahmenvertrag umfasst konzernweit voraussichtlich rund 40.000 Akten mit einem geschätzten Gesamtvolumen von ca. 16 Millionen Seiten. Die Akten weisen unterschiedliche Komplexitätsgrade auf und enthalten neben klassischen DIN-A4-Unterlagen auch Sonderformate, Kleinbelege, technische Zeichnungen sowie Großformate. Die Beauftragung erfolgt chargenweise über mehrere Jahre hinweg.