Unterhaltsreinigung eines Verwaltungsgebäudes der VBG Bezirksverwaltung Bergisch Gladbach

Auftragsgegenstand des Vergabeverfahrens ist das Ziel der VBG (nachfolgend "AG"), die Unterhaltsreinigung an einem Standort, im Wege einer europaweiten Ausschreibung zu vergeben. Leistungsgegenstand ist insbesondere die Dienstleistung für die Unterhaltsreinigung des Bürogebäudes der Bezirksverwaltung Bergisch Gladbach, Kölner Straße 20 in 51429 Bergisch Gladbach. Der Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft. Der Vertrag beginnt am 01.08.2025 und endet am 31.07.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Durch eine einseitige Erklärung der Vertragsverlängerungen durch die AG ist eine zweimalige Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate wie folgt möglich: 1. Verlängerungsoption beginnt am 01.08.2027 und endet am 31.07.2028, ohne dass es einer Kündigung bedarf. 2. Verlängerungsoption beginnt am 01.08.2028 und endet am 31.07.2029, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Jede Verlängerungsoption bedarf der Schriftform und wird von der AG spätestens 4 Monate vor Ablauf der jeweiligen Regellaufzeit gegenüber dem AN schriftlich erklärt. Eine Verlängerung über den 31.07.2029 hinaus ist ausgeschlossen. Ungeachtet dessen kann im Ausnahmefall eine einvernehmliche kurzfristige Vertragsverlängerung erfolgen, wenn außergewöhnliche und unvorhergesehene Umstände (z.B. die Aufhebung einer Ausschreibung oder baubedingte Verzögerungen) dies erforderlich machen. Die ersten sechs Monate der Vertragslaufzeit gelten als Probezeit. Während dieses Zeitraumes wird insbesondere die Prüfung des Qualitätsmanagements in der praktischen Durchführung vorgenommen, die AG kann innerhalb dieser ersten sechs Monate den Vertrag ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des Kalendermonats kündigen. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Sollte die AG das Gebäude oder Teile des Gebäudes (Untervermietung) nicht weiter betreiben, kann sie den Vertrag mit einer Frist von 4 Wochen zum Ende des Kalendermonats kündigen, in dem die Veränderungen wirksam werden. Das in den sonstigen gesetzlichen Bestimmungen geregelte Recht zur Beendigung des Vertrages aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Im Zeitraum der Vertragslaufzeit sind in den Jahren 2026 und 2027 Umbaumaßnahmen innerhalb der Bezirksverwaltung Bergisch Gladbach geplant. Nach derzeitigem Stand wird im 1. und 2. Quartal 2026 im Altbau ein Aus- und Einbau eines Aufzugs erfolgen. Zudem ist ab voraussichtlich Mitte 2027 eine umfassende Umbau- und Sanierungsmaßnahme des Gebäudekörpers (innen und außen) vorgesehen, welche unter anderem auch Umzüge bzw. temporäre Verlagerungen von Nutzflächen umfasst. Die konkreten Zeitpunkte und Bauabschnitte stehen derzeit noch nicht endgültig fest und können sich im Projektverlauf ändern. Während der Bau- und Sanierungsphasen kann sich der Bedarf an Reinigungsleistungen ändern. Eine regelmäßige Reinigung von Büros, Sanitär- und Funktionsräumen sowie Fluren kann im betroffenen Bereich zeitweise ganz oder teilweise entfallen. Zugleich kann sich in einzelnen Bereichen ein erhöhter Reinigungsbedarf ergeben, insbesondere durch baubedingte Verschmutzungen. Die AG wird den AN mindestens sechs Wochen vor Beginn geplanter Maßnahmen schriftlich über den voraussichtlichen Beginn, die betroffenen Bereiche sowie mögliche Auswirkungen auf den Leistungsumfang informieren. Eine erste Vorabinformation erfolgt spätestens zwei Monate vorher, sobald der grobe Bauzeitenplan vorliegt. Der Umfang der geschuldeten Reinigungsleistungen kann im Zuge der Baumaßnahmen um bis zu 75% reduziert werden. Eine anteilige Vergütungsanpassung erfolgt entsprechend dem tatsächlich entfallenen Leistungsumfang auf Basis des zuletzt gültigen Preisblattes. Mehraufwände aufgrund erhöhter Verschmutzung werden unter Berücksichtigung der vereinbarten Stunden- bzw. Quadratmeterpreise zusätzlich vergütet. Die konkreten Änderungen des Leistungsumfangs werden mit einem monatlichen Vorlauf gemeinsam mit dem AN abgestimmt und in Form von schriftlichen Nachträgen geregelt, sobald die betroffenen Bauabschnitte verbindlich festgelegt sind. Im Fall einer dauerhaften Flächenänderung oder -verlagerung ist der AN verpflichtet, innerhalb von 14 Kalendertagen nach entsprechender Mitteilung der AG ein aktualisiertes Kalkulationsblatt ("Preisblatt_Kalkulation") unter Berücksichtigung der geltenden tariflichen und betrieblichen Rahmenbedingungen einzureichen. Es gibt die Möglichkeit, das Objekt am 17.04.2025 - 25.04.2025 zu besichtigen. Termine sind mit der AG zu vereinbaren. Nachteile infolge einer versäumten Objektbesichtigung liegen im Risiko des Bieters; berechtigen insbesondere nicht zu Mehr- oder Ersatzansprüchen des AN und können keinen Anspruch des AN auf Vertragsanpassung oder -aufhebung begründen. Die Vergabestelle weist darauf hin, dass aus ihrer Sicht eine vorherige Objektbesichtigung für eine sachgerechte Kalkulation erforderlich ist, da trotz sorgfältiger Erstellung der Vergabeunterlagen Umstände vorliegen könnten, die im Hinblick auf die Arbeitsorganisation eines Bieters zu Mehr- oder Minderaufwand führen könnten. Die Gesamtreinigungsfläche im Objekt beträgt ca. 6.255,58 m2 inkl. Treppenhäuser sowie Treppen-/Aufzugsvorräume im Untergeschoss. Das Gebäude verfügt über 5 Etagen und eine Tiefgarage. Es besteht aus einem Altbau (Erstbezug 1987) und einem im Jahr 2001 errichteten Anbau. Die Leistungen sind entsprechend der Leistungsbeschreibung (Vorgabe und Verfahren), den Reinigungsgruppen Turnus sowie den kalkulierten Gesamtstunden aus dem Formblatt "Preisblatt_Kalkulation" zu erbringen. Die Verwaltung ist montags bis freitags von 6.00 bis 19.00 Uhr geöffnet, in dieser Zeit befinden sich bis zu 180 Beschäftigte. Die Reinigungskräfte müssen bis spätestens 19:00 Uhr das Gebäude verlassen haben. Die Reinigungsarbeiten im Gebäude erfolgen grundsätzlich montags bis freitags (gesetzliche Feiertage in NRW sowie der 24.12. und 31.12. eines Jahres sind ausgenommen). Die Reinigung beginnt frühestens um 13:45 Uhr und muss bis 18:45 Uhr abgeschlossen sein.