Rahmenverträge über Beratungs- und Entwicklungsleistungen, Projektmanagement, Betriebsunterstützung und Schulungen zu KI-unterstützten Systemen in der sächsischen Landesverwaltung

Leistungsinhalt sind Beratungsleistungen sowie zugehörige Konzeption zu KI-Lösungen und innovativen Technologien in der öffentlichen Verwaltung, u. a. in den Bereichen Prozessautomatisierung, Datenanalyse, Datenaufbereitung, Entscheidungsfindung und virtuelle Assistenten. Durch den Auftragnehmer sind Markt- und Potentialanalysen - allgemein und spezifisch für das jeweilige Aufgaben- und Applikationsportfolio der abrufenden Stelle - durchzuführen. Ergebnis-se sind konzeptionell auszuarbeiten und dabei auch mögliche Handlungsalternativen gegen-überzustellen. Bei Bedarf sind Vorschläge zur Vorgehensweise bei der Implementierung von KI-Lösungen zu unterbreiten. Die verwaltungsspezifischen Rahmenbedingungen für den Einsatz und den Betrieb von KI-Systemen sind durch den Bieter eingehend zu prüfen und darauf aufbauend dem Auftraggeber Lösungsvorschläge zu unterbreiten. Die jeweilige System- und Softwarearchitektur des Auf-traggebers ist zu beachten. Bestandteil der Leistung können auch allgemeine Informationsveranstaltungen/Seminare zum Thema KI und KI in der Verwaltung sein - z. B. als Basis für entsprechende Projektgruppen in den abrufenden Einrichtungen.

Im Folgenden werden die Leistungen beschrieben, die von einem Auftragnehmer im Rahmen des Projektmanagements bei der Umsetzung von KI-Lösungen zu erbringen sind. Grundsätzlich umfasst das Leistungsspektrum in Los 2 die Koordination von definierten Projekten bzw. die fachliche Unterstützung von Projekten über den gesamten Projektlebenszyklus ab der Projektinitiierung. Die Komplexität des Projektinhaltes ergibt sich aus unterschiedlichen Zielen sowie dem Reife-grad der vorliegenden KI-Anforderungen des abrufenden Auftraggebers. Die Spanne kann sich demnach von allgemeinen Anforderungen der Projektunterstützung bis hin zu konkret benannten Aufgaben für das Projekt ergeben. Die Projektleitung wird grundsätzlich von einem intern benannten Projektleiter der abrufenden Einrichtung ausgeübt. Es werden unterschiedliche Formate bzw. Methoden des Projektmanagements zu unterstützen sein. Bei den Auftraggebern werden sowohl klassische Projekte als auch Projekte auf Basis agiler Methoden geführt. Je nach Konzeption und Ausgestaltung einer zu implementierenden KI-unterstützenden Lösung wird in enger Verbindung zu den Leistungen aus Los 3 ein umfängliches Softwareentwicklungs-projekt auszugestalten und zu unterstützen sein. Folgende Leistungen werden von einem Auftragnehmer erwartet: Projektbezogene, bedarfsgerechte Beratung und fachliche Unterstützung des Projektleiters sowie des Projektteams des jeweiligen Auftraggebers. Ausübung der Aufgaben eines Projekt Management Office. Entwicklung von KPIs zur Erfolgsmessung der KI-Implementierung und der zugehörigen Projektdurchführung. Identifikation und Einbindung relevanter Stakeholder und deren Anforderungen. Erstellung eines Projektplans mit Definition von Zeitrahmen und Meilensteinen. Durch-führung von regelmäßig-gen Team- und Statusmeetings sowie Bereitstellung von Statusberichten, Feedbacks und Kommunikation der Fortschritte und Ergebnisse an die entsprechen-den Projektbeteiligten. Regelmäßige Bericht-erstattung über den Projektfortschritt an den Auf-traggeber sowie ggf. Anpassung des Projektplans basierend auf Feedback und Ergebnissen. Unterstützung bei der Identifikation sowie den ggf. notwendigen Anpassungen und der Einführung von Prozessen, die sich aufgrund des Einsatzes mit KI-unterstützten Systemen ergeben. Identifikation und Bewertung von potenziellen Risiken und Herausforderungen bei der Einführung von KI-unterstützen Systemen sowie die Entwicklung von Strategien zur Risikominderung. Unterstützung des Stakeholdermanagements bspw. durch die Durchführung von Workshop-, Beteiligungs- oder Beratungsformaten. Beratung und Unterstützung bei der Zusammenstellung des Projektteams, Identifikation benötigter Kompetenzen, Festlegung der benötigten personellen Ressourcen und Zuweisung von Rollen. Kosten- und Budgetplanung für "Spezialisten", Tools, Software, Hardware und potenzielle Schulungen. Durch-führung bzw. Unterstützung eines Projektcontrollings. Durchführung bzw. Unterstützung einer Abschlussbewertung des Projekts. Unterstützung bei der Dokumentation der Ergebnisse und gewonnenen Erkenntnisse sowie Übergabe der Projektdokumentation an den Auftraggeber.

Das Los 3 umfasst maßgeblich Leistungen zur Softwareentwicklung sowie -implementierung von eigens oder neu entwickelten KI-Lösungen. Folgende Leistungen werden von einem Auftragnehmer erwartet: Als Basis für die zu entwickelnde Softwarelösung ist ein bedarfs- und projektgerechtes Anforderungsmanagement durchzuführen und dem Entwicklungsverlauf entsprechend fortzuschreiben. Der Auftragnehmer entwickelt neue Software auf Basis zeitgemäßer, innovativer Programmiersprachen und Methoden sowie unter Beachtung von Architektur- oder Systemvorgaben des jeweiligen Auftraggebers. Die aus diesem Rahmenvertrag entwickelten KI-Lösungen sollen aus Gründen der sensiblen Daten vornehmlich innerhalb der IT-Infrastruktur der Auftrag-geber als On-Premises Lösung integriert werden. Eine Datenverbindung in eine öffentliche Cloud ist von den Anforderungen bzw. der Freigabe hierzu durch den jeweiligen Auftraggeber abhängig. Der Auftragnehmer hat sich an den Vorgaben aus den bereits vorhandenen (technischen) Betriebskonzepten des Auftraggebers zu orientieren. Für die Erstellung der KI-Lösungen soll der Auftragnehmer die (technischen) Betriebskonzepte in der Zusammenarbeit mit dem Auftrag-geber erstellen. Die Entwicklung neuer Systeme soll dabei die vorhandene technische Infrastruktur (bspw. Computer- und GPU-Ressourcen sowie Speicher- und Datenhaltungstechnologien) sowie Basisdienste berücksichtigen. Dennoch werden Empfehlungen und Unterstützung bei der Optimierung oder einer Erweiterung in der technologischen Plattform für eine neu entwickelte und zu betreibende Softwarelösung abgefragt. Das Testmanagement im Bereich der KI-Lösungen muss Bestandteil der Software-Entwicklung sein, sodass die zu entwickelnden KI-Lösungen vor dem Einsatz innerhalb der IT-Umgebungen der Auftragnehmer ausgiebigen Tests unterzogen werden. Des Weiteren hat der Auftragnehmer ein mehrstufiges Softwareeinführungsmodell (bspw. Test-, QS- und Produktivumgebung) der Auftraggeber zu beachten. Bei Bedarf des Auftraggebers ist vom Auftraggeber Unterstützung bei der technischen Implementierung sowie beim späteren Regelbetrieb der neu entwickelten Softwarelösung zu leisten. Im Zuge der Softwareeinführung und des Betriebes soll der Auftragnehmer ein Feintuning der zugrundeliegenden Plattform / Infrastruktur (bspw. Datenbanken, GPU-Systeme) unterstützen. Abschließend gilt es, die entwickelte KI-Lösung den späteren Anwendern in Form von geeigneten Schulungen (Anwender und Admins) anschaulich zu erklären. Das dazu benötigte Schulungsmaterial wird durch den Auftragnehmer erstellt. Die Schulungen werden grundsätzlich beim Auftraggeber durchgeführt.