Rahmenvertrag Technischer Support Kino

Die ausgeschriebenen Firmenleistungen innerhalb des Rahmenvertrags sollen die hauseigenen Veranstaltungsformate abdecken, die das Team "Marketing und Veranstaltungsmanagement" betreut und verantwortet, also die regelmäßigen Kinoreihen im Kino im U, Filmvorführungen im Rahmenprogramm zu Sonderausstellungen, Filmvorführungen im Rahmen des Ferienprogramms, des "Familiensonntag", im Rahmen von "Kleiner Freitag" sowie im Rah-men von Großveranstaltungen). Sollten auch die Partnerinstitutionen oder Externe auf eine entsprechende Leistung zurück-greifen wollen, ist eine separate Anfrage und Beauftragung notwendig. Dabei gelten die Konditionen des Rahmenvertrags. Entsprechend ergeben sich folgende Firmenleistungen: Technischer Support und Betreuung von Filmvorführungen im Kino im U Vorbereitung und Durchführung von Filmvorführungen - Datenhandling / Aufbereitung / techn. Kontrolle von zugesandten Filmkopien - Vorbereitung von 35mm-Filmmaterial für die analoge Projektion im Überblendbetrieb - Konvertierung, Upload und Aufbereitung von digitalen Filmdateien für die Projektion im Kino - Erstellung von digitalen Vorführfassungen aus Blu-ray oder Videofile (sowie nach Absprache deren Beschaffung) - bei Bedarf Einbindung oder Aufbereitung von Untertiteln - Vorbereitung Bühnensetting und ggf. Betreuung von Proben sowie Bühnenbeleuch-tung und Mikrofonie - Filmvorführung von analogem 35mm-Filmmaterial sowie von 2D Filmmaterial auf digitalen Datenträgern - Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Kinoveranstaltung - Überwachung und Bedienung der Sound- und Lichttechnik sowie des Vorhangs - Proben, Überwachung und technische Betreuung von Kino- und Abendveranstaltungen mit Gästen - Absprachen mit jeweiligen Verantwortlichen (vorwiegend Team "Marketing und Ver-anstaltungsmanagement" des Dortmunder U, aber ggf. auch: Partnerinstitutionen im Dortmunder U, Kurator*innen, externe Kooperationspartner) Aufzeichnung, Bearbeitung und Upload vom digitalem Ton- und/oder Videomaterial bei Kinoveranstaltungen (z. B. Publikumsgespräche) - Erstellung Trailer, Trailer-Recherche & Erstellung Vorführfassung mit Termin-Tafeln - Erstellung Plakate & Lobby Screens Reparaturen und Wartung an der Kino- und Saaltechnik - Bedienung, Wartung und ggf. Reinigung und Reparatur der analogen und der digitalen Projektions-, Licht- sowie Mikrofontechnik - Behebung kleiner Schäden oder EDV-Fehler - Ansprechpartner bei Jahreswartung in Abstimmung mit der entsprechenden Rahmenvertragsfirma - Technisches Briefing für externe Veranstaltungstechniker*innen inkl. Übergabeprotokoll sowie Vor- und Nachbereitung Weitere Firmenleistungen und Kostenaufstellungen Besprechungen finden regelmäßig im 1-Monats-Rhytmus mit einer festen Ansprech-person telefonisch oder persönlich im Dortmunder U statt. Der Auftragnehmer koope-riert eng mit den Ansprechpartner*innen des Dortmunder U sowie nach Absprache ei-genständig mit den beteiligten Einrichtungen im Dortmunder U und steht für alle not-wendigen Abstimmungsgespräche regelmäßig und flexibel zur Verfügung. Von daher sind für die Leistungsausführung Kenntnisse und Vernetzung mit der lokalen und regionalen Kultur- und Kreativszene zwingend erforderlich; Kenntnisse über die Einrichtungen im Haus und deren Programminhalte sind ebenfalls erforderlich, Erfahrungen mit den Partnern des Dortmunder U gewünscht. Während der Vertragslaufzeit werden die Leistungen direkt und ausschließlich vom Team "Marketing und Veranstaltungsmanagement" des Dortmunder U/ Kulturbetriebe der Stadt Dortmund abgerufen. Dies erfolgt im Rahmen von Projekt- bzw. Veranstaltungsanfragen und Stundenkalkulationen. Umfang und Zeitpunkt der Abrufe werden durch den tatsächlichen Bedarf bestimmt; aktuell wird von durchschnittlich 150 Veranstaltungen im Jahr ausgegangen. Abgerechnet wird jedoch nach den tatsächlich er-brachten Leistungen. ? Sollten weitere Institutionen des Dortmunder U außerhalb des Wirkungsbereichs des Teams "Marketing und Veranstaltungsmanagement" oder Externe auf die Firmenleistungen zugreifen wollen, ist eine separate Anfrage und Beauftragung außerhalb des Rahmenvertrags notwendig. Hier gelten die Konditionen des Rahmenvertrags. Außerdem ist zu berechnen, dass in den Sommerferien des Landes Nordrhein-Westfalen kein oder nur ein eingeschränkter Kinobetrieb stattfindet. Auch zwischen Mitte Dezember und Mitte Januar finden in der Regel keine regelmäßigen Veranstaltungen im Kino statt. ? Die meisten Veranstaltungen im Kino werden mehrere Monate im Voraus geplant, aber das Team "Marketing und Veranstaltungsmanagement" behält es sich vor, die Firma in seltenen Fällen mit einer Abruffrist von 48 Std. mit dem technischen Support im Kino zu verpflichten, um bei Bedarf auch kurzfristig Veranstaltungen im Kino durchführen zu können Da die künftigen Projekte noch nicht abschließend gelistet werden können und sich das Dortmunder U vorbehalten möchte, noch weitere, aktuell nicht bekannte Projekte umzusetzen, kann die ausgeschriebene Leistung weder nach Projekten noch nach Veranstaltungen gelistet und bepreist werden, weshalb Stundensätze für die oben beschriebenen Firmenleistungen anzugeben sind. Bei den einzutragenden Preisen handelt es sich um Festpreise, die für den gesamten Vertragszeitraum einschl. Optionsjahre Gültigkeit haben. Sie erstrecken sich auf alle anfallenden Leistungen inkl. Anfahrt, Vor- und Nachbereitung, sowie sämtlicher Nebenkosten.